Seinäjoen seurakunnan tietosuojaseloste vapaaehtoistyön henkilöstörekisteristä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
9.5.2019

 

Rekisterinpitäjä

Seinäjoen seurakunta (Y-tunnus 0182398-1)

Ala-Kuljun katu 1 A 60100 Seinäjoki

(06) 418 4111, seinajoki.seurakunta (at) evl.fi

Yhteyshenkilö

Johanna Piuhola

Ala-Kuljun katu 1 C 60100 Seinäjoki

p. 050 370 9945, etunimi.sukunimi@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tähkänen Mikko, lakimies

p. 050 5386 597, tietosuojavastaava.kkr (at) evl.fi

Rekisterin nimi

Vapaaehtoistyön henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat

  • Vapaaehtoistyön toteuttaminen, tilastointi ja kehittäminen
  • Vapaaehtoistyöhön liittyvien tapahtumien, koulutustilaisuuksien ja/tai palvelujen järjestäminen
  • Vapaaehtoistyöhön liittyvä viestintä

Henkilötietojen käsittely perustuu tapauskohtaisesti rekisteröidyn suostumukseen, sopimukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisterissä käsitellään vapaaehtoisten henkilö- ja yhteystietoja (kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tapauskohtaisesti muita vapaaehtoisuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten

  • Syntymävuosi, syntymäaika tai henkilötunnus
  • Alaikäisen vapaaehtoisen huoltajan tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero)
  • Vapaaehtoistyön aloitusvuosi
  • Kiinnostus/osallistuminen toimintaan tai tehtävään
  • Koulutuksen/kurssin suorittamistiedot
  • Tieto erityisestä osaamisesta
  • Tieto vaitiolositoumuksen allekirjoittamisesta
  • Merkintä rikosrekisteriotteen tarkastamisesta (lasten ja nuorten kanssa toimivat)

Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen ilmoittautuessa vapaaehtoiseksi tai osallistujaksi seurakunnan järjestämään toimintaan. Tiedot voidaan tarvittaessa päivittää seurakunnan jäsenrekisteristä.

Tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamisen oikeuttavan lainsäädännön perusteella.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Vapaaehtoiseksi rekisteröityneiden henkilötietoja säilytetään vapaaehtoisuussuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Kirjanpidollisen aineiston säilytysaika on 10 vuotta ja vaitiolositoumusten 75 vuotta.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla

  • Laitteistojen, tiedostojen ja asiakirjojen suojaus
  • Kulunvalvonta
  • Käyttäjien tunnistus
  • Käyttövaltuudet
  • Käyttötapahtumien rekisteröinti
  • Käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös sähköisten järjestelmien toimittajilta käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.

Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi