Tietosuojaseloste varhaiskasvatuksen henkilörekisteristä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
8.3.2021

Rekisterinpitäjä

Seinäjoen seurakunta (Y-tunnus 0182398-1)
Ala-Kuljun katu 1 A, 60100 Seinäjoki
06 418 4111, seinajoki.seurakunta(a)evl.fi

Yhteyshenkilö

Hilkka Kuortti, varhaiskasvatuksen johtaja
Väinölänkatu 4B, 60120 Seinäjoki
044 580 6644, hilkka.kuortti@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tähkänen Mikko, lakimies
p. 050 5386 597, tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Rekisterin nimi

Tietosuojaseloste varhaiskasvatuksen henkilörekisteristä

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Seinäjoen seurakuntaan kuuluvat Seinäjoen alueseurakunta sekä Nurmon Ylistaron ja Peräseinäjoen kappeliseurakunnat, joiden varhaiskasvatustyö on yhteistä koko alueella. Kasvatustyö toteuttaa Kirkkolain mukaista seurakunnan tehtävää.

Päiväkerhotyön, perhekerhotyön ja pyhäkoulutyön palveluiden tuottaminen sekä lasten ikäkausimuistamiset edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja käytetään varhaiskasvatustyön suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Kerhoihin ilmoittaudutaan sähköisellä hakujärjestelmällä. Seurakunta lähettää 1, 2, 3 ja 5 vuotta täyttäville lapsille onnittelukortin kotiin. Vuosittain järjestetään 4 vuotta täyttäville lapsille ja heidän perheilleen syntymäpäivätjuhlat. Kutsu juhliin lähetetään kirjeitse lapsen kotiin.

Käsittelyn oikeusperusteet

Pääsääntöisesti perusteena on merkityksellinen ja asianmukainen suhde rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä sekä lakiin ja sopimuksiin perustuvat velvollisuudet. Joissakin tapauksissa oikeusperusteena on henkilön tai hänen huoltajansa antama suostumus tietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Päiväkerhoon ja perheleireille osallistuvat lapset sekä heidän huoltajansa ja varahakijansa

  • lapsen nimi ja syntymäaika
  • lapsen kerhopaikka
  • huoltajien nimet ja yhteystiedot
  • varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot
  • kuvauslupaan liittyvät tiedot
  • vanhempien toiveita ja sellaisia vanhempien antamia tietoja lapsesta, joita lastenohjaajat tarvitsevat kerho- ja leiritilanteessa

Perhekerhoista kerätään vanhempien nimet ja puhelinnumerot sekä kokoontumiskertojen määrä. Pyhäkoululaisista kerätään nimi, ikä, huoltajan puhelinnumero ja tarvittaessa erityisruokavaliotiedot.

Pyhäkoulunohjaajat

  • etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköposti, puhelinnumero sekä tieto siitä, missä he pitävät pyhäkoulua
  • tilinumero palkkion maksua varten sekä verokortti (kaikilta alle 18-vuotiailta pyhäkoulunohjaajilta)

Varhaiskasvatuksen järjestämät tapahtumat

  • ilmoittautumisten yhteydessä kerätyt tarpeelliset tiedot (nimet, ruokavalio- ja yhteystiedot)

Tietolähteet

Päiväkerho-, perhekerho- ja pyhäkoulutyö sekä tapahtumat: tiedot saadaan rekisteröidyltä tai hänen huoltajaltaan sekä seurakunnan jäsenrekisteristä.

1, 2, 3 ja 5 vuotta täyttävien onnitteleminen sekä kutsut 4 vuotta täyttävien juhliin: seurakunnan jäsenrekisteri

Tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa vain asianomaisen tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamisen oikeuttavan lainsäädännön perusteella.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaolon ajan. Säilytysaika määräytyy voimassa olevan arkistonmuodostussuunnitelman mukaan.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla

  • laitteistojen, tiedostojen ja asiakirjojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös sähköisten järjestelmien toimittajilta käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Tarkastusoikeuden toteuttaminen

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

Kansallinen valvontaviranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi